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Verwaltung
Im Reiter Verwaltung des Admin-Dashboards legen Sie fest, wie Ask Alma an Ihrer Hochschule genutzt werden darf. Die Einstellungen sind in Karten gegliedert. Jede Karte speichert für sich, ein zentraler Speichern-Button ist nicht nötig. Alle Änderungen gelten sofort für alle Nutzenden. Karten mit einer Liste (Globales Wissen, LMS-Admins, E-Mail-Login, Lernplattform-Zugriffe) haben oben rechts den Button Hinzufügen.
Tools
Mit den Schaltern schalten Sie Funktionen für die gesamte Hochschule ein oder aus. Die Anleitungen im Bereich Nutzung kennzeichnen diese Funktionen mit „sofern von Ihrer Hochschule freigeschaltet".
| Schalter | Kosten laut Dashboard | Was Nutzende verlieren, wenn aus |
|---|---|---|
| Bildgenerierung | 3,5 Cent pro Bild | Bilder generieren im Chat und in Assistenten |
| Code-Ausführung | 1,5 Cent pro Code | Berechnungen und Tabellenanalyse |
| Websuche | 1 Cent pro Suche | Websuche |
| Papersuche | Kostenlos | Wissenschaftliche Quellen |
| Allgemeiner Chat | Tokenbasierte Abrechnung | Den Eintrag Neuer allgemeiner Chat. Kurs- und globale Assistenten bleiben nutzbar |
| Quizze | Tokenbasierte Abrechnung | Quizze erstellen und starten |
| Lernkarten | Tokenbasierte Abrechnung | Lernkarten |
| Lernsessions (Beta) | Tokenbasierte Abrechnung | Lernsessions erstellen und öffnen |
| Private Assistenten | Tokenbasierte Abrechnung | Eigene Assistenten unter Meine Assistenten |
Abschalten wirkt auch in bestehenden Assistenten
Schalten Sie Bildgenerierung, Code-Ausführung, Websuche oder Papersuche aus, fragt Ask Alma nach („Achtung: Funktionsverluste bei Assistenten möglich"). Das Tool wird dann automatisch auch in allen Kursassistenten und eigenen Assistenten deaktiviert, die es aktuell nutzen. Diese Assistenten können anschließend eingeschränkt oder nicht mehr wie erwartet funktionieren. Beim erneuten Einschalten müssen Lehrende das Tool in ihren Assistenten selbst wieder aktivieren.
Quizze und Lernsessions deaktivieren
Werden Quizze deaktiviert, können keine neuen Quizze mehr erstellt und keine neuen Quizze mehr gestartet werden. Nutzende können weiterhin ihre bis dahin abgeschlossenen Quizze einsehen und bereits angefangene Quizze zu Ende bringen.
Werden Lernsessions deaktiviert, können Lehrende keine Lernsessions mehr erstellen, und die Kursseiten zeigen keine Lernsessions mehr an. Auch beim Einbinden in die Lernplattform stehen sie nicht mehr zur Auswahl, bereits eingebundene Lernsessions lassen sich nicht mehr öffnen. Die Lernsessions selbst bleiben erhalten und sind nach dem Einschalten wieder verfügbar.
Bevorzugte Modellauswahl
Diese Einstellung bestimmt, in welchem Antwortmodus der Chat für Nutzende startet. Nutzende können den Modus jederzeit wechseln, nach Erfahrung von Ask Alma bleibt der Großteil der Anfragen aber beim voreingestellten Modus. Die Wahl beeinflusst also die Kosten spürbar.
| Auswahl | Bedeutung | Chat startet in |
|---|---|---|
| Kostengünstig | Gute Antworten für die meisten Fragen zu den geringsten Kosten. | Mittel |
| Ausgewogen (Voreinstellung) | Gute Antworten zu moderaten Kosten. Wo es besonders auf Qualität ankommt, wird automatisch das stärkste Modell genutzt. | Mittel, bei Assistenten mit eigenen Dateien Alma |
| Performant | Immer die bestmöglichen Antworten, dafür mit den höchsten Kosten. | Alma |
Jeder neue Chat startet im voreingestellten Antwortmodus, ein gewählter Modus gilt nur innerhalb dieses Chats. In der Lite-Version startet der Chat unabhängig von dieser Einstellung in Mittel, der Modus Alma steht dort nicht zur Verfügung.
Limits
Drei Beträge in Euro begrenzen die monatlichen Kosten. Tragen Sie den Wert ein und verlassen Sie das Feld oder drücken Sie Enter, um zu speichern.
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Nutzerlimit | Kontingent pro Person und Monat. Wer es erreicht, arbeitet bis zum Ende des Kalendermonats in der Lite-Version: nur die Antwortmodi Schnell und Mittel, ohne Bildgenerierung und Code-Ausführung. |
| Softlimit | Kontingent für die gesamte Hochschule pro Monat. Ist es erreicht, gilt die Lite-Version für alle Nutzenden. |
| Hardlimit | Obergrenze für die gesamte Hochschule pro Monat. Ist sie erreicht, blockiert Ask Alma alle Anfragen bis zum Monatsende. |
Alle drei Limits beziehen sich auf den Kalendermonat in der Zeitzone Ihrer Hochschule und beginnen am Monatsersten wieder bei null.
Wie viel vom Nutzerlimit eine Person bereits verbraucht hat, sieht sie selbst unter Einstellungen → Guthaben. Zusätzliches Guthaben aus Gutscheinen und Kursguthaben hebt das Nutzerlimit für die begünstigte Person auf, solange davon etwas übrig ist. Softlimit und Hardlimit gelten unverändert.
Globales Wissen
In der Karte Globales Wissen hinterlegen Sie Dokumente, auf die Ask Alma im allgemeinen Chat aller Nutzenden zugreifen kann, zum Beispiel den Mensaplan, Semestertermine oder eine FAQ zur Hochschule. Nutzende erleben das als Hochschulwissen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Datei für globales Wissen hinzufügen.
- Ziehen Sie eine Datei in das Feld oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen. Pro Vorgang ist eine Datei möglich.
- Speichern. Die Datei wird im Hintergrund verarbeitet (Wird verarbeitet …). Ask Alma erstellt dabei automatisch eine Beschreibung, anhand derer es später erkennt, wann die Datei als Wissensquelle herangezogen werden soll. Schlägt die Verarbeitung fehl, zeigt der Eintrag Verarbeitung fehlgeschlagen.
| Grenze | Wert |
|---|---|
| Direkt lesbare Dateien | maximal 20 MB |
| Gescannte oder bildbasierte PDFs | maximal 30 Seiten |
| Dateitypen | wie bei Dateien für Assistenten: PDF, Word, PowerPoint, TXT, Markdown, HTML, JSON, LaTeX und gängige Programmiersprachen, keine Bilder, Tabellen oder Archive |
Ist eine Datei fertig verarbeitet, lädt das Download-Symbol (Download) die ursprüngliche Datei herunter. Das Papierkorb-Symbol entfernt eine Datei nach Rückfrage. Während eine Datei verarbeitet wird, sind Hinzufügen und Entfernen vorübergehend gesperrt.
Nur im allgemeinen Chat
Globales Wissen ist nur im allgemeinen Chat verfügbar. In Chats, die von einem Assistenten gestartet wurden, steht es nicht zur Verfügung. Assistenten erhalten ihr Wissen über ihre eigenen Dateien.
LMS-Admins
In der Karte LMS-Admins vergeben Sie anderen Nutzenden Administratorrechte innerhalb von Ask Alma, unabhängig von ihrer Rolle in der Lernplattform. Wer so ernannt wurde, sieht beim nächsten Start den Menüeintrag Administration und hat dieselben Rechte wie Sie, siehe Wer Administrator:in ist.
- Klicken Sie auf Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Administrator anlegen.
- Tragen Sie die Benutzer-ID der Person ein. Nutzende finden ihre 64-stellige ID in den Einstellungen ganz unten und können sie Ihnen von dort kopieren.
- Optional ergänzen Sie einen Kommentar, etwa Name oder Funktion. Die Benutzer-ID selbst lässt keinen Rückschluss auf die Person zu.
- Administrator anlegen.
Ein Klick auf einen Eintrag öffnet Administrator bearbeiten für den Kommentar. Das Papierkorb-Symbol entfernt die Rechte nach Rückfrage (Administrator entfernen). Sich selbst können Sie nicht entfernen.
Personen, die ihre Rechte über die LTI-Rolle Administrator der Lernplattform erhalten, erscheinen nicht in dieser Liste. Ihre Rechte entziehen Sie in der Lernplattform.
E-Mail-Login
In der Karte E-Mail-Login legen Sie fest, für welche E-Mail-Domains Nutzende einen E-Mail-Login einrichten dürfen. Damit öffnen sie Ask Alma direkt unter https://app.ask-alma.de, ohne zuvor die Lernplattform aufzurufen. Der Start aus der Lernplattform bleibt daneben bestehen. Einrichten muss jede Person den E-Mail-Login selbst in ihren Einstellungen, siehe E-Mail-Login. Solange keine Domain hinterlegt ist, sehen Nutzende den Reiter dafür nicht.
Klicken Sie auf Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Login-Domain hinzufügen.
Tragen Sie unter E-Mail-Adresse oder Domain eine vollständige Adresse oder die Domain mit oder ohne führendes @-Zeichen ein. Ask Alma übernimmt daraus die Domain und zeigt sie unter Erkannte Login-Domain an:
Eingabe Login-Domain name@hochschule.example@hochschule.example@hochschule.example@hochschule.examplehochschule.example@hochschule.exampleLogin-Domain hinzufügen.
Mit dem Hinzufügen bestätigen Sie, dass für diese Domain die datenschutzrechtliche Freigabe Ihrer Hochschule vorliegt. Die E-Mail-Adressen der Nutzenden, die einen E-Mail-Login einrichten, speichert Ask Alma ausschließlich gehasht. Sie lassen sich nicht auf die Person zurückführen und erscheinen auch nicht im Dashboard.
Das Papierkorb-Symbol entfernt eine Domain nach Rückfrage (Login-Domain entfernen).
Vorhandene E-Mail-Logins entfallen
Entfernen Sie eine Login-Domain, werden auch alle E-Mail-Logins entfernt, die mit dieser Domain eingerichtet wurden. Die betroffenen Personen können sich danach nur noch über die Lernplattform anmelden.
Lernplattform-Zugriffe
In der Karte Lernplattform-Zugriffe hinterlegen Sie Zugänge, über die Ask Alma auf Inhalte Ihrer Lernplattform zugreift. Derzeit gibt es eine Zugriffsart, Dateizugriff für Kursassistenten: Ask Alma liest die Materialien eines Kurses, damit Lehrende sie beim Anlegen eines Kursassistenten oder von Lerninhalten auswählen können. Die Karte erscheint nur, wenn Ask Alma über Moodle, ILIAS oder Canvas angebunden ist. Für andere Lernplattformen ist der Dateiimport noch nicht verfügbar.
Die Karte zeigt unter Lernplattform die erkannte Plattform und unter Zugriffsart die hinterlegten Zugänge. Je Zugriffsart ist ein Zugang möglich, der Button Hinzufügen erscheint nur, solange noch keiner hinterlegt ist.
Klicken Sie auf Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Lernplattform-Zugang hinzufügen.
Wählen Sie unter Zugriffsart Dateizugriff für Kursassistenten. Die weiteren Felder richten sich nach der angebundenen Lernplattform:
- Moodle: Domain (Basis-Adresse Ihrer Installation, z. B.
https://moodle.example) und API-Key (Token des Web-Service-Dienstes). Wie Sie den Dienst und das Token anlegen, beschreibt Schritt für Schritt der Dateiimport in der Moodle-Anbindung. - ILIAS: Domain (Basis-Adresse Ihrer Installation, z. B.
https://ilias.example), ILIAS-Client (der Mandant Ihrer Installation), Benutzername oder E-Mail-Adresse und Passwort des Accounts, mit dem Ask Alma über WebDAV zugreift. Wie Sie diesen Account anlegen, beschreibt Schritt für Schritt der Dateiimport in der ILIAS-Anbindung. - Canvas: Domain (Basis-Adresse Ihrer Installation, z. B.
https://canvas.example) und Zugriffstoken (Token des Canvas-Accounts, mit dem Ask Alma über die REST-API zugreift). Wie Sie den Account und das Token anlegen, beschreibt Schritt für Schritt der Dateiimport in der Canvas-Anbindung.
Das Auge-Symbol (Wert anzeigen) blendet API-Key, Zugriffstoken oder Passwort während der Eingabe zur Kontrolle ein. Nach dem Speichern zeigt Ask Alma diese Werte nicht mehr an.
- Moodle: Domain (Basis-Adresse Ihrer Installation, z. B.
Lernplattform-Zugang hinzufügen.
Ask Alma speichert die Zugangsdaten verschlüsselt. Das Stift-Symbol öffnet Lernplattform-Zugang bearbeiten. Dort lassen sich Domain sowie bei ILIAS ILIAS-Client und Benutzername oder E-Mail-Adresse ändern, die Zugriffsart nicht. API-Key, Zugriffstoken und Passwort erscheinen dort nur als Platzhalter und lassen sich nicht ersetzen. Haben Sie etwa ein neues Token erzeugt, entfernen Sie den Zugang und legen ihn mit dem neuen Wert neu an. Das Papierkorb-Symbol entfernt den Zugang nach Rückfrage (Lernplattform-Zugang entfernen). Ask Alma kann danach keine Kursmaterialien mehr aus der Lernplattform abrufen.
Zugang erneuern
Entfernen Sie den alten Zugang erst, wenn Sie den neuen Wert zur Hand haben. Bis Sie den Zugang neu angelegt haben, können Lehrende keine Kursdateien auswählen.
Nur Ask Alma greift zu, nicht die Person
Der Zugriff läuft immer über die hinterlegten Zugangsdaten, nicht über die Rechte der Person, die Ask Alma öffnet. Was Ask Alma sehen darf, bestimmen Sie in Moodle über den Account und die Rolle des Web-Service-Dienstes, siehe Hinweise zum Dateiimport, in ILIAS über den Account und die Rolle für WebDAV, siehe Hinweise zum Dateiimport, und in Canvas über den Account, dem das Zugriffstoken gehört, siehe Hinweise zum Dateiimport.
Datenschutz
Hier hinterlegen Sie die Adresse der Datenschutzhinweise Ihrer Hochschule. Nutzende erreichen sie unten in der Seitenleiste unter Einstellungen & Hilfe → Datenschutzhinweise, siehe Menü.
Klicken Sie auf Bearbeiten, tragen Sie die URL ein und drücken Sie Enter oder verlassen Sie das Feld, um zu speichern. Escape verwirft die Eingabe. Fehlt das Schema, ergänzt Ask Alma https://. Solange keine Adresse hinterlegt ist, zeigt die Karte Nicht verfügbar.