Globale Assistenten

Globale Assistenten stehen allen Nutzenden Ihrer Hochschule zur Verfügung, unabhängig davon, aus welchem Kurs sie Ask Alma öffnen. Beispiele sind ein Assistent für Fragen zur Bibliothek, zur Prüfungsordnung oder zum wissenschaftlichen Schreiben. Sie werden im Reiter Globale Assistenten des Admin-Dashboards verwaltet und funktionieren wie Kursassistenten, nur ohne Kursbezug.

Sobald mindestens ein globaler Assistent aktiviert ist, erscheint in der Seitenleiste aller Nutzenden der Eintrag Globale Assistenten (oder die von Ihnen gewählte Bezeichnung). Dahinter liegt eine Seite mit allen aktivierten Assistenten. Ein Klick startet den Chat. Chats mit globalen Assistenten stehen wie andere Chats im Verlauf.

Bezeichnung in der Seitenleiste

Oben im Reiter legen Sie fest, unter welchem Namen die globalen Assistenten in der Seitenleiste erscheinen, etwa Hochschul-Assistenten oder der Name Ihrer Hochschule. Die Bezeichnung darf höchstens 20 Zeichen lang sein. Tragen Sie sie ein und klicken Sie auf Speichern. Ohne eigene Bezeichnung wird „Globale Assistenten" verwendet. Ist eine eigene Bezeichnung gespeichert, stellt das Pfeil-Symbol neben dem Feld (Auf Standard zurücksetzen) das wieder her.

Änderungen an Bezeichnung und Icon sehen Sie sofort in Ihrer Seitenleiste. Gespeichert und für alle Nutzenden sichtbar werden sie erst mit Speichern.

Icon

Im aufklappbaren Abschnitt Icon für Seitenleiste und Chats legen Sie ein eigenes Icon für die globalen Assistenten fest, das anstelle des Standard-Symbols in der Seitenleiste erscheint. Neben den Buttons sehen Sie das aktuelle Icon, wie es in der Seitenleiste wirkt, zeigt Ihre eigene Seitenleiste sofort.

1. Icon hochladen (nach dem ersten Upload Icon ersetzen). Erlaubt sind PNG, SVG, WebP oder JPEG mit maximal 1 MB. Ask Alma schneidet das Bild automatisch quadratisch zu und wandelt es in die Icon-Farben der Oberfläche um, es erscheint also einfarbig wie die übrigen Seitenleisten-Symbole.
2. Mit dem Regler stellen Sie die Skalierung zwischen 80 % und 120 % ein, falls das Icon zu klein oder zu groß wirkt, und bestätigen mit Speichern.

Das Papierkorb-Symbol (Icon entfernen) entfernt das Icon nach Rückfrage, danach erscheint wieder das Standard-Symbol.

Anlegen

Klicken Sie unter Assistenten in der Kachel Neuen globalen Assistenten erstellen auf Globalen Assistenten erstellen. Es öffnet sich die Seite Globalen Assistenten erstellen, aufgebaut wie beim Anlegen von Kursassistenten: In der Kopfzeile wechseln Sie zwischen den Ansichten Vorschau (Sie testen den Assistenten im Chat, sobald er einen Namen hat), Manuell (Name, Beschreibung, Anweisungen, Starter-Fragen, Dateien mit Quellenangaben, Tools, Detailgrad der Antworten) und Generieren (Sie beschreiben im Chat, was der Assistent tun soll, und laden bis zu 20 Dateien als Wissensquelle hoch). Auf breiten Bildschirmen steht der Chat zum Generieren dauerhaft rechts daneben. Mit Erstellen speichern Sie, der Pfeil oben links (Zurück) verwirft den Entwurf.

Neue Assistenten sind sofort aktiviert und für alle Nutzenden sichtbar. Möchten Sie einen Assistenten erst in Ruhe fertigstellen, deaktivieren Sie ihn direkt nach dem Anlegen (siehe unten).

Hat der Assistent Dateien, legen Sie unter Quellenangaben fest, was Nutzende von den zitierten Dateien sehen: Ausblenden (keine Quellen-Badges), Nur Badge (Dateiname und Seite, Voreinstellung für globale Assistenten) oder Badge + Dokument (ein Klick auf das Badge öffnet eine Vorschau des zitierten PDF- oder Word-Dokuments neben dem Chat). Im Chat zum Generieren fragt Ask Alma in der Regel einmal danach, nachdem Sie die ersten Dateien hinzugefügt haben. Details unter Quellenangaben.

Tools stehen nur zur Verfügung, wenn sie freigeschaltet sind

Websuche, Papersuche, Bildgenerierung und Code-Ausführung lassen sich einem globalen Assistenten nur zuweisen, wenn das jeweilige Tool unter Verwaltung → Tools eingeschaltet ist.

Verwalten

Die Liste zeigt zuerst die aktivierten, dann die deaktivierten Assistenten, jeweils mit Beschreibung und den aktivierten Tools. Über das Menü eines Eintrags stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Wirkung
Anzeigen	Öffnet den Assistenten so, wie Nutzende ihn sehen.
Statistiken	Öffnet die Nutzungsstatistik (siehe unten).
Bearbeiten	Öffnet die Seite Globalen Assistenten bearbeiten. Mit Aktualisieren übernehmen Sie die Änderungen, sie gelten sofort für alle Nutzenden.
Deaktivieren / Aktivieren	Ein deaktivierter Assistent verschwindet für Nutzende aus der Seitenleiste und kann bis zur erneuten Aktivierung nicht verwendet werden. Sind alle globalen Assistenten deaktiviert, fehlt auch der Seitenleisten-Eintrag.
Löschen	Entfernt den Assistenten nach Rückfrage endgültig.

Löschen ist endgültig

Mit dem Assistenten werden auch seine hinterlegten Materialien und alle Chats gelöscht, die Nutzende mit diesem Assistenten geführt haben. Wenn Sie nur verhindern möchten, dass der Assistent weiter genutzt wird, deaktivieren Sie ihn stattdessen.

Statistiken

Statistiken öffnet einen Dialog mit anonymisierten Kennzahlen zur Nutzung des Assistenten. Unter Aktivität im ausgewählten Zeitraum wählen Sie den Zeitraum: 24 Stunden, 7 Tage (Voreinstellung), 30 Tage oder 90 Tage. Die Werte darunter beziehen sich auf diesen Zeitraum:

• Aktive Nutzende, Aktive Konversationen und Nachrichten, jeweils mit der Veränderung in Prozent ggü. Vorperiode.
• Neue Konversationen, Nachrichten pro aktiver Konversation, Konversationen pro aktivem Nutzer, durchschnittliche Zeichen pro Anfrage und pro Antwort sowie Aktivster Tag.
• Nutzung im Zeitverlauf als Diagramm sowie die Gesprächstiefe (Verteilung der aktiven Konversationen nach Anzahl der Nachrichten).

Gesamt zeigt die Nutzung des Assistenten über die letzten sechs Monate: Nutzer insgesamt, Konversationen insgesamt, Nachrichten insgesamt, Konversationen pro Nutzer, Durchschnitt und Median der Nachrichten pro Konversation sowie Zuletzt genutzt.

Datenschutz

Alle Werte sind aggregiert und anonymisiert. Einzelne Nutzende oder Gesprächsinhalte sind nicht einsehbar.